Л.А. Елина, экономист-бухгалтер
Корпоративная банковская карта - хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник ап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.
Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче тп. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.
Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документовСделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет ап. 2 ст. 23 , п. 6 ст. 6.1 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 , ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:
Сообщает
| 1 - об открытии счета 2 - о закрытии счета 3 - о возникновении права использовать КЭСП 4 - о прекращении права использовать КЭСП |
При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1» | 1 - в банке 2 - в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов) |
Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт - основная и дополнительны еп. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.
Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).
О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).
В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же - как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност ист. 15.1 КоАП РФ .
“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь” .
Зухра,
г. Уфа
Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци йПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012 ; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .
Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.
Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома тп. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, - это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.
Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней - порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.
Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.
Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».
Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.
Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга хподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .
Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.
Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел истатьи 238 , 241 ТК РФ .
Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.
Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл истатьи 238 , , 246, 247, 248 ТК РФ :
Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).
В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:
- доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
- определить сумму этого ущерба;
- соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а” .
Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.
Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника - держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .
Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.
Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.
Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:
Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.
Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»
“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу - это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.
Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты - путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная - на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)” .
Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).
| Содержание операции | Дт | Кт |
| На дату пополнения карточного счета | ||
| Перечислены деньги с расчетного счета на карточный | 51 «Расчетные счета» | |
| На дату списания банком комиссии | ||
| Банковская комиссия, списанная со счета карты, учтена как прочий расход | 91-2 «Прочие расходы» | 55, субсчет «Карточный счет» |
| В налоговом учете банковская комиссия учитывается как внереализационный расхо дподп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ | ||
| На дату использования карты работником (если в организации есть оперативный доступ к данным о движении денег на счетах)* | ||
| С карты оплачены приобретенные работником товары, работы, услуги | 55, субсчет «Карточный счет» | |
| С карты работником сняты наличные | ||
| На дату составления работником отчета о потраченных суммах | ||
| Работник отчитался за наличные, снятые с карты и истраченные на нужды организации, или за безналичные расходы | 26 «Общехозяйственные расходы» (60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.) | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
| 19 «НДС по приобретенным ценностям» | ||
* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.
Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.
Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»
“ Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.
Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.
После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса »” .
Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.
Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| На дату списания с карты средств за счет кредитного лимита по инициативе работника | ||
| С карты списаны деньги, использованные работником на покупку товаров, работ, услуг | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет» |
| 55, субсчет «Карточный счет» | ||
| На дату списания банком комиссии за счет кредитного лимита | ||
| Со счета карты списана банковская комиссия за счет кредитного лимита | 91-2 «Прочие расходы» | 55, субсчет «Карточный счет» |
| 55, субсчет «Карточный счет» | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» | |
| На дату пополнения кредитной карты и погашения использованного кредита | ||
| С расчетного счета на карточный перечислены деньги для погашения долга по использованному кредитному лимиту | 55, субсчет «Карточный счет» | 51 «Расчетные счета» |
| 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» | 55, субсчет «Карточный счет» | |
| На дату начисления банком процентов за пользование кредитом | ||
| Начислены проценты по кредиту банка | 91-2 «Прочие расходы» | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» |
| В налоговом учете проценты по долговым обязательствам любого вида признаются внереализационными расходам иподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ . Однако учитываются они в пределах нор мст. 269 , п. 8 ст. 270 НК РФ . Если сумма процентов, которую можно учесть в налоговом учете, меньше их начисленной суммы и организация должна применять ПБУ 18/02, то надо отразить постоянное налоговое обязательство (дебет счета 99 – кредит счета 68) | ||
Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04 . Согласен с ней и Минфи нПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38 .
Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное - все правильно оформить:
Корпоративная банковская карта является очень популярным инструментом для оплаты различных видов расходов, например, командировочных и хозяйственных, или осуществления расчетов с контрагентами. Такая банковская карта привязывается к сотруднику, то есть оформляется на конкретное физическое лицо. Общая схема работы выглядит следующим образом: на данную карту переводятся денежные средства с основного банковского счета предприятия; сотрудник расходует полученные деньги на нужды организации, после чего подтверждает правомерность их использования с помощью авансового отчета.
Для работы с карточными счетами предусмотрен счет 55 «Специальные счета в банках». Рассмотрим небольшой практически пример отражения операций по данному счету в программе 1С: Бухгалтерия 8 редакции 3.0.
Первым делом, необходимо перевести деньги с основного банковского счета на счет корпоративной карты. Для того, чтобы отразить данную операцию в программе 1С, нужно воспользоваться документом «Списание с расчетного счета» (Банк и касса – Банковские выписки).
Вид операции указывается «Перевод на другой счет организации». Счет получателя – это счет корпоративной карты, счет дебета – 55.04 «Прочие специальные счета».
Проведем документ, посмотрим проводки. С основного банковского счета, то есть со счета 51, переведены деньги на корпоративную карту, то есть в счет дебета – 55.04.
После того, как деньги переведены на карту, сотрудник может снять с нее наличные средства. В данном случае нам также нужен документ «Списание с расчетного счета». Только вид операции теперь выбираем «Перечисление подотчетному лицу». Затем укажем сотрудника, который владеет картой, и сумму, которую ему необходимо снять. Счет устанавливаем – 55.04, а в поле «Банковский счет» нужно поставить счет корпоративной карты.
Но для того, чтобы рассчитаться за товары, подотчетному лицу не обязательно снимать деньги с карты. Он может оплатить их при помощи банковского терминала, например, в магазине. Данная операция будет аналогична операции снятия денежных средств, то есть нам также нужно будет использовать документ «Снятие с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводки будут точно такими же.
Проводим документ. Сумма списана в дебет счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Банк может взыскать комиссию за снятие денег, тогда эту операцию тоже необходимо отразить в программе. Для этих целей снова создаем все тот же документ «Списание с расчетного счета».
Вид операции в этот раз – «Комиссия банка» или «Прочее списание». Счет дебета – 91.02 «Прочие расходы». Счет учета – 55.04, и банковский счет корпоративной карты.
Подробная информация о том, как работать с данным документом, чтобы все вкладки были заполнены корректно, есть в нашей статье Авансовый отчет - как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8
Банки активно предлагают всем клиентам-юрлицам выпуск и использование корпоративной карты. Зачем нужны предприятиям такие карточки, как их оформить, и во сколько обойдется обслуживание?
Обязательно прочтите о .
Корпоративные карты используют, прежде всего, для упрощения мелких расчетов и контроля за ними.
“Корпоративные карты эксплуатируются на цели, связанные с основной хозяйственной деятельностью, командировками, представительскими расходами. По сути, это те же цели, на которые ранее снимались наличные по чеку для выдачи под отчет сотрудникам”.
Теперь, чтобы не возиться с наличностью, руководители и собственники бизнеса предпочитают использование корпоративной карты. Таким образом, большую часть деловых трат проводят через карточки. При этом, как правило, карты оформляются именные — на конкретное лицо, работающее в компании, хотя сам пластик может быть как именной, так и не именной. Как и для чего оформляется корпоративная карта, и в каком случае ее нельзя использовать?
Как и для каких целей осуществить использование корпоративной карты? Для всего, что непосредственно связано с работой предприятия. Например, для закупки товаров, расчетов с поставщиками, приобретения канцтоваров, мебели и техники для офиса, оплаты счетов на автозаправочных станциях и на СТО. И, конечно, такие карты оформляются на сотрудников, которые часто отправляются в командировки, чтобы они могли использовать средства для оплаты отелей, аренды автомобиля, приобретения авиа и ж/д-билетов, расчета в ресторанах. Банк не ограничивает предприятие в количестве выпущенных карточек — может быть оформлена как одна-две карты, так и десять-пятнадцать и больше.
«Количество, выпускаемых корпоративных карт для юридических лиц не ограничено, но, как правило, зависит от количества сотрудников, которые часто ездят в командировки. Если же таковых нет, а карта нужна только для расчетных операций, то, как правило, выпускается одна».
Запретов на использование такого пластика – не много. Под запрет подпадают операции, связанные с инвестиционной деятельностью, внешнеэкономическими контрактами, перечислением заработной платы и социальными выплатами.
Прежде чем оформить работникам корпоративные карты, предприятие открывает текущие счета в банке и подключает пакет расчётно-кассового обслуживания. Затем руководитель предприятия (и/или главный бухгалтер) подает в банк заявление и подписывает договор об открытии карточных счетов, а сотрудники — держатели карточек заполняют анкету и предоставляют в банк копию паспорта и справки о присвоении ИНН.
Использование корпоративной карты позволяет руководству с легкостью контролировать служебные траты.
«В интернет-банкинге клиенты могут не только просматривать транзакции по корпоративным картам, но и осуществлять их пополнение, возврат средств, устанавливать лимиты».
К сожалению, управление и использование корпоративной карты онлайн доступно не во всех банках. Хотя такой сервис становится доступен во все более широком круге банков.
Если в онлайн-банкинге банка нет возможности видеть транзакции по картам и формировать выписки, придется заказывать такие выписки отдельно через колл-центр или отделение банка. Там же необходимо решать вопрос установки и изменения лимитов по бизнес-карточкам.
Обычно банки предлагают оформить одну-две корпоративные карты в рамках пакета расчетно-кассового обслуживания — в этом случае годовая абонентская плата за отдельные карты может и не взиматься. Но только за первоначальный выпуск (карта выпускается на два года), в дальнейшем за перевыпуск банк будет брать по 2-10 $ за каждую карточку. Если карт нужно больше, чем предполагает пакет РКО, они заказываются дополнительно, и за каждую вносится плата за годовое обслуживание. Обычно это — 4-15 $ за одну выпущенную карту. Но может быть и 15-30 $.
Итоговые расходы зависят от класса карточки.
«Банк выпускает только персонифицированные (именные) корпоративные карты. Стоимость обслуживания корпоративной карты определяется ее классом: от самых доступных MasterCard Business, Visa Business до MasterCard WorldElite, Visa Infinite — премиальных, которые обеспечивают своих держателей эксклюзивными дисконтными и бонусными программами и персональными сервисами».
Самые бюджетные карты — Visa Business, Visa Classic и MasterCard Debit Business. За годовое обслуживание одной такой карты нужно отдать 3-10 $. Также банки предлагают оформить «пластик» более высокого класса, обычно это — Chip Visa Gold или MasterCard World. В таком случае годовое обслуживание карты потянет не менее 15-30 $. Кстати, к каждой основной карте есть возможность выпустить дополнительную — за отдельную плату, конечно же, порядка 2-5 $ за карту класса Business и 10-15 $ — за дополнительное «золото». Две карты к одному карточному счету могут быть полезны, например, если использование корпоративной карты осуществляется двумя сотрудниками на одни и те же цели. Скажем, в фирме работают два водителя, которые оплачивают корпоративными картами топливо и другие приобретения для служебного автомобиля.
Читали уже про
По своему функционалу корпоративная карта ничем не отличается от стандартной дебетной карточки для физлиц. Единственное отличие — если физлица сами пополняют свои карты через кассы или банкоматы cash-in, то корпоративные карты обычно пополняет бухгалтер или собственник фирмы с помощью безналичных переводов с основного расчетного счета предприятия. Хотя, конечно, их можно пополнять и наличными через отделения банка.
Какие операции обычно выполняются с бизнес-картой? Зачисление средств на счет, расчеты в торгово-сервисной сети, платежи в Интернете, снятие наличных в банкоматах и кассах.
«Чаще всего корпоративные карты используют для расчетов в торговых сетях и Интернете, а также для проведения операций в банкоматах».
Очень часто мы можем наблюдать использование корпоративной карты за рубежом — для расчетов и получения наличной иностранной валюты. Для карточки в национальной валюте деньги будут конвертироваться в автоматическом режиме в валюту страны, где они используются. Но банки предлагают также и выпуск карточек в иностранной валюте — в долларах и евро.
Широкому распространению расчетов, проводимых в настоящее время с использованием банковских корпоративных карт, способствовала прежде всего их универсальность. Корпоративные карты оправдывают себя при командировках представителей организации как внутри страны, так и за ее пределами, при оплате представительских и хозяйственных расходов, при
в банкоматах и пунктах выдачи наличных
.
Чтобы получить корпоративную карту, предприятие заключает с банком-эмитентом договор на ее выпуск и обслуживание
. При этом организация открывает специальный карточный счет в банке
. В соответствии с финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, которые утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для учета денежных средств организации, находящихся на специальных счетах в банках, предназначен счет 55 "Специальные счета в банках". Для учета же денежных средств, находящихся на специальном карточном счете, расчеты по которому ведутся посредствам , целесообразно использовать отдельный субсчет "Специальный карточный счет в банке" к данному балансовому счету.
При построении аналитического учета по субсчету "Специальный карточный счет в банке" счета 55 "Специальные счета в банках" необходимо исходить из условий использования корпоративных карт. В ряде случаев условия заключенного договора на использование расчетных корпоративных карт предполагают наличие на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита), т.е. минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. Страховой депозит может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита. В связи с этим к субсчету "Специальный карточный счет в банке" счета 55 "Специальные счета в банках" целесообразно открыть субсчета второго порядка, например "Неснижаемый остаток" и "Платежный лимит".
Открытие отдельных субсчетов второго порядка субсчета "Специальный карточный счет в банке" в разрезе держателей выпущенных карт в обязательном порядке следует вести в том случае, если к единому корпоративному счету открыто несколько пластиковых карт, с помощью которых любой держатель может осуществлять операции в пределах общего платежного лимита. При этом при перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент передает в кредитную организацию ведомость, содержащую данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую карту.
Зачисление средств на специальный счет организации
, предназначенных для пополнения расчетной корпоративной карты, отражается записью:
К-т сч. 57 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета".
Важно, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, подлежит обязательной переоценке, производить которую необходимо на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности. Поэтому возникновение курсовых разниц
отражается записями:
Д-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке",
К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы" (на величину положительных курсовых разниц);
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке" (на сумму отрицательных курсовых разниц).
При получении от держателей банковских карт первичных документов
, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт (слипов, квитанций и т.п.), в бухгалтерском учете организации выполняются соответствующие записи:
Д-т сч. 10 "Материалы", 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и т.д.
Использование счета 57 "Переводы в пути" обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются еще до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей фактическое списание денежных средств со счета организации. К данному счету также целесообразно открыть отдельный субсчет, например "Операции по специальным карточным счетам", предназначенный для отражения движения денежных средств по расчетным операциям, проводимым посредством корпоративных карт. В этом случае для оперативного контроля за остатком денег на специальном карточном счете достаточно, как правило, из остатка по счету 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке", вычесть остаток по счету 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам".
После получения банковской выписки
, подтверждающей фактическое списание средств с корпоративного счета, в учете делается проводка:
В перечне операций, которые можно проводить с использованием корпоративных банковских карт, указано, что держатель карты имеет право не только рассчитываться корпоративной картой, но и использовать ее для получения наличных денежных средств. В этом случае на основании сданных в бухгалтерию первичных учетных документов, подтверждающих снятие наличных денежных средств с корпоративного карточного счета (через банкомат или в пункте выдачи наличных кредитной организации), в бухгалтерском учете предприятия выполняется следующая проводка:
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (на сумму полученных наличных денежных средств).
Использование полученных по карте наличных денег отражается в общем порядке на основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету, составляемому сотрудником организации.
Списание денежных средств со специального карточного счета отражается в бухгалтерском учете на основании выписки банка следующей записью:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке".
Помимо рассмотренной схемы документооборота и бухгалтерского учета операций, проводимых посредствам банковских корпоративных карт, возможна ситуация, когда в течение отчетного периода работником не представлены слипы, иные первичные документы по совершенным операциям с картами. Однако в банковской выписке по итогам месяца при этом может быть отражено списание денежных средств. При решении данного вопроса следует исходить из того, что у каждой пластиковой карты есть конкретный держатель, а порядок составления отчетов о движении средств на специальных карточных счетах предусматривает указание в них номера банковской карты, с помощью которой производилось списание денежных средств. Именно здесь наиболее наглядно проявляется важность грамотного построения системы аналитического учета к счету 55 "Специальные счета в банках". Списание денег со специального карточного счета осуществляется на основании банковской выписки, не подтвержденной первичными документами, и в бухгалтерском учете организации отражается следующей записью:
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке".
Если же держатель карты не может представить необходимые первичные документы или же произведенные расходы не признаются экономически оправданными, то израсходованные денежные средства должны быть возвращены работником в установленном порядке. Возмещение необоснованно израсходованных денежных сумм при этом отражается по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетами учета денежных средств организации (например 50 "Касса", 51 "Расчетные счета").
Особенности бухгалтерского учета операций с использованием корпоративных карт по расчетам в иностранной валюте определяются условиями списания и конвертации валюты, установленными банком, а также видом используемой банковской карты.
В общем случае при возвращении из зарубежной командировки сотрудник организации представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов, в том числе тех, которые были составлены при совершении расчетов с использованием банковской пластиковой карты. И так как все расходы в иностранной валюте, понесенные подотчетным лицом, подлежат пересчету в рубли Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета, то в бухгалтерском учете организации в этот день будут выполнены следующие записи:
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (на величину рублевого эквивалента понесенных расходов в зависимости от цели командировки по официальному курсу Банка России);
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (на сумму расходов, оплаченных с использованием банковской корпоративной карты, в рублевом эквиваленте по официальному курсу Банка России).
Дальнейший порядок бухгалтерского учета зависит от того, использовалась в расчетах валютная или рублевая пластиковая карта. В первом случае задолженность по счету 57 "Переводы в пути" будет рассматриваться как валютная и подлежит переоценке на дату совершения операции. Поэтому при получении выписки банка в бухгалтерском учете формируется проводка:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке" (отражается рублевый эквивалент по официальному курсу Банка России на дату списания денежных средств).
Одновременно определяется курсовая разница по счету 57 "Переводы в пути", которая в зависимости от характера изменения валютного курса относится в дебет или кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Во втором случае, т.е. при использовании банковской карты, выпущенной в рублях Российской Федерации, задолженность по счету 57 "Переводы в пути" уже не может рассматриваться как валютная. Поэтому при получении выписки банка бухгалтерская проводка по дебету счета 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам", и кредиту счета 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке", будет выполняться на ту рублевую сумму, которая указана в выписке. Как правило, эта величина отличается от отраженной на счете 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам", суммы в момент утверждения авансового отчета. Основная причина этого кроется в использовании кредитными организациями для исчисления рублевого эквивалента иностранной валюты внутреннего курса, отличного от официального курса Банка России. Следовательно, возникшая разница подлежит классификации в виде суммовой. И так как величина оплаты, которая производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (или условных денежных единицах), определяется (уменьшается или увеличивается) с учетом возникающих суммовых разниц, то эти разницы подлежат отнесению на тот же счет, что и основная сумма командировочных расходов (счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.).
За использование пластиковых карт в качестве расчетных инструментов юридических лиц банки взимают комиссионное вознаграждение. Размер и порядок списания комиссии определяются тарифами конкретной кредитной организации, являющимися приложением к договору, регламентирующему порядок выдачи и использования корпоративной карты. Расходы на оплату услуг банка по открытию и ведению специальных карточных счетов отражаются в бухгалтерском учете организации в составе прочих расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".
Кроме того, условиями договора с кредитной организацией о выпуске и обслуживании корпоративных карт может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы начисляемых процентов в бухгалтерском учете организации отражаются в составе прочих доходов следующей проводкой:
Д-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке",
К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".
Рассмотренный порядок ведения бухгалтерского учета расчетов посредством банковских корпоративных карт относится прежде всего к организациям, выступающим владельцами специальных карточных счетов в банке и осуществляющим за счет находящихся на них средств платежи в пользу коммерческих партнеров. В это же время организации могут выступать и в прямо противоположной роли, принимая банковские пластиковые карты физических, юридических лиц в качестве средства платежа. При этом эмитенты пластиковых карт заключают с торговыми организациями договор о продаже товаров держателям карт. В данном договоре определяется порядок авторизации операций и обеспечения торговой точки необходимыми техническими средствами, условия расчетов за товары, а также комиссионные банку. Как правило, вознаграждение, причитающееся кредитной организации за обслуживание расчетов с применением платежных карт, удерживается ею из суммы выручки от продажи товаров, зачисляемой на расчетный счет торговой организации.
Бухгалтерский учет сумм, полученных торговой организацией в качестве оплаты, произведенной посредствам банковских пластиковых карт, ведется на счете 57 "Переводы в пути", поэтому при формировании электронного журнала платежей в учете предприятия оформляется проводка:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути"
Порядок и периодичность инкассации слипов устанавливаются условиями договора, заключаемого торговой организацией с банком-эквайером. Однако в любом случае при этом составляется реестр слипов с указанием их общего числа и суммы. Реестр заполняется в двух экземплярах, первый из которых передается со слипами инкассатору, а второй - с распиской последнего остается в торговой организации.
Основанием для принятия сумм на учет по счету 57 "Переводы в пути" выступает второй экземпляр реестра переданных слипов с распиской инкассатора. До момента передачи слипов на инкассацию организация не может считать указанные в них суммы переводами в пути, а также отражать их на счете 57 "Переводы в пути". Пока слипы не переданы банку, а находятся в кассе организации, денежные средства за товары, реализованные покупателям, не могут быть списаны с их счетов и зачислены на расчетный счет организации. В связи с этим до указанного момента за покупателями признается дебиторская задолженность за проданные товары.
При зачислении денежных средств, поступивших в качестве выручки от продажи товаров и услуг, на расчетный счет в учете торговой организации выполняется запись:
Д-т сч. 51 "Расчетные счета"
К-т сч. 57 "Переводы в пути".
Суммы комиссии, удерживаемой банком за организацию и ведение расчетов с использованием пластиковых карт, учитываются в составе прочих расходов организации и отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы". Для отражения величины оплаты услуг банка в бухгалтерском учете организации оформляется проводка:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",
Погашение образующейся таким образом задолженности организации перед банком осуществляется, как правило, в день зачисления выручки на расчетный счет. Бухгалтерская проводка при этом приобретает вид:
К-т сч. 57 "Переводы в пути".
Сформируем общую модель бухгалтерских записей, выполняемых торговой организацией, принимающей в качестве средства платежа банковские пластиковые карты.
Отражена выручка от продажи товаров посредством банковских карт:
Д-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
К-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Выручка".
Начислен налог на добавленную стоимость с выручки от продажи товаров с использованием банковских пластиковых карт:
Д-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Налог на добавленную стоимость",
К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Списана себестоимость проданных товаров, готовой продукции, выполненных работ или оказанных услуг:
Д-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Себестоимость продаж",
К-т сч. 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 20 "Основное производство" и др.
Отражена оплата покупателями проданных товаров, работ, услуг банковскими пластиковыми картами:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Зачислены на расчетный счет торговой организации денежные средства, поступившие в счет оплаты проданных товаров, работ, услуг, проводимой с использованием банковских пластиковых карт:
Д-т сч. 51 "Расчетные счета"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (как правило, за вычетом сумм банковской комиссии).
Суммы оплаты услуг банка за проведение расчетов посредством пластиковых карт отражены в составе прочих расходов организации:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",
К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Погашена задолженность перед банком по уплате комиссионного вознаграждения (в соответствии с условиями договора эквайринга между банком и торговой организацией):
Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам".
Наконец, поскольку корпоративная банковская карта позволяет распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать аналогично денежным документам, для отражения которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению предназначен счет 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". В таком случае выдача пластиковой карты работнику будет отражаться в виде выдачи под отчет денежных документов.
Корпоративная банковская карта – это современное мобильное средство платежа, которое позволяет работникам совершать покупки и оплачивать счета в интересах организации практически в любом месте и в любое время. Рассказываем, что из себя представляют корпоративные банковские карты, чем отличаются от обычных, а также о порядке их оформления и использования.
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Оформление корпоративных карт
Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.
Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.
Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.
Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.
При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.
Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.
Корпоративные карты
Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?
Использование корпоративных карт
Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.
Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.
Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.
Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.
При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.
Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.
Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.
По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:
Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.
Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.
БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!
