Первичная документация в бухгалтерии
Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!
Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.
Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.
Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:
Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!
Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.
Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:
1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?
Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.
Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная - о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.
Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.
2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?
Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.
Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.
Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.
В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.
Еще один момент - возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.
Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.
3. Проверьте реквизиты.
Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить - в них зачастую могут быть ошибки.
Отдельно надо сказать про рукописные документы - кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.
Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.
Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.
Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».
Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.
4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?
Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.
Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.
А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист - маркетолог или снабженец.
5. Определите: к какому периоду относиться документ.
Периоды могут быть:
От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период - на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.
В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.
Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;
Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны - не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.
6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.
Разделы учета:
Как работать с поступающими документами
Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка - это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.
Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.
Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?
Материал - это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент - стало бетонное изделие.
Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т. е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент - смотря, чем мы торгуем.
Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».
Основное средство - это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.
Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.
В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.
Бывает так же, на что некую услугу (работу) выписывают документ, будто бы вам продали товар. Например, СТО заменило масло в двигателе вашего автомобиля, а счет-фактуре вместо «замена масла» пишут «моторное масло такое-то, такое-то количество, по такой то цене».
Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда - это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.
7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?
Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» - он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.
Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера - это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей.
Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.
8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?
Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.
Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности - это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании.
Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.
Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.
В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.
Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.
Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.
Источник: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы .
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)
При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).
Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.
Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.
К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.
Первичный документ - это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Все первичные документы можно разделить на следующие группы:
Организационно-распорядительные документы — это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.
К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.
График документооборота в организации
Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:
После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).
Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
По внешнему виду учетные регистры представляют собой:
По видам производимых записей регистры делятся на:
По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:
Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Тот реквизит первичного документа, который подлежит исправлению, зачеркивается четкой, но тонкой чертой, таким образом, чтобы было видно первоначальное значение (содержание) исправляемого реквизита. Рядом от руки делается отметка «Исправленному верить», и исправление заверяется подписью лица, внесшего исправление, с указанием фамилии и инициалов.
В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Восстановление первичных документов
Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.
В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов:
Но не всегда можно получить дубликаты всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.
По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов может грозить штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ.
В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:
Могут изыматься только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 №16/176 утверждена Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Среди всего многообразия программных продуктов экономического и бухгалтерского назначения, представленных сегодня на отечественном рынке, программа 1С занимает одну из лидирующих позиций. Благодаря таким качествам, как адаптированность к требованиям отечественного законодательства, простота в использовании, возможность настройки системы с учетом особенностей конкретного предприятия программа 1С завоевывает все больше и больше пользователей. Не секрет, что на рынке труда среди экономистов, работников финансовых служб, бухгалтеров и менеджеров наиболее востребованными являются специалисты, свободно владеющие навыками работы с данной системой, поэтому знакомство с ней является одним из важных условий успешной профессиональной деятельности.
Книга, которую вы держите в руках, открывает серию тематических учебных пособий, адресованных пользователям программы «1С 8.2». В них предполагается подробное рассмотрение следующих направлений: ведение первичной документации, складской учет, зарплата, управление персоналом, кадровый и персонифицированный учет, бухгалтерский учет, управление торговым предприятием, и др.
Настоящее руководство рассчитано на обучение широкого круга пользователей работе с первичными учетными документами в программе «1С Бухгалтерия предприятия 8.2» (редакция 1.6).
Глава 1. Общие сведения о программе
В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности любому субъекту хозяйствования приходится иметь дело с великим множеством самых разнообразных документов – договоры, товарно-сопроводительные и денежно-сопроводительные документы, доверенности, сметы, калькуляции, всевозможные акты/протоколы/соглашения и т.д. Ряд из них носят необязательный характер (например, протоколы о намерениях), при оформлении других может допускаться некоторая условность. Однако есть категория документов, работа с которыми требует особой ответственности, поскольку допущенные ошибки и неточности могут обернуться крупными неприятностями как для предприятия в целом, так и для отдельных должностных лиц. Такие документы принято называть первичными учетными документами. Что же объединяет эти документы, и какое им можно дать определение?
Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания.
Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными документами, а договор либо протокол согласования цен – нет.
В программе 1С 8.2 реализованы широкие функциональные возможности для работы с первичной документацией. В этой книге мы рассмотрим порядок работы с товарно-сопроводительными и денежно-сопроводительными документами, с первичными складскими документами, с документами розничной торговли, а также рассмотрим некоторые документы, по сути не являющимися первичными, но стоящие рядом с ними – в частности, к ним относятся доверенности и счета-фактуры.
Что представляют собой продукты семейства 1С?
Фирма «1С» давно и прочно занимает лидирующие позиции на рынке программного обеспечения экономико-финансового и бухгалтерского назначения. В настоящее время компания предлагает широкий ассортимент программных средств, предназначенных для решения самых разных учетно-управленческих задач.
По своей сути любой программный продукт 1С представляет собой комплексное использование технологической платформы и одной либо нескольких конфигураций. Технологическая платформа – это база, на которой основано использование программы, а конфигурация конкретизирует направление этого использования. Другими словами, технологическая платформа 1С представляет собой своеобразный «каркас», на который «нанизывается» одна или несколько конфигураций.
Сегодня фирма «1С» предлагает продукты на базе двух технологических платформ – версий 1С 7.7 и 1С 8. «Семерка» известна, в общем-то, довольно давно, и является, наверное, самым распространенным продуктом в своем рыночном сегменте. Что касается «восьмерки», то ее активное продвижение началось несколько лет назад, и в настоящее время она также относится к числу наиболее популярных программных средств.
Возможности программ семейства 1С 7.7 предусматривают постановку, организацию и автоматизацию бухгалтерского, кадрового, оперативного торгового, складского и производственного учета, а также осуществление расчета заработной платы. Комплексная поставка включает в себя набор основных компонентов системы «1С: Предприятие», которыми являются «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет», а также основные конфигурации: «Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры», «Бухгалтерский учет», «Торговля+Склад», «Зарплата+Кадры», «Производство+Услуги+Бухгалтерия», «Финансовое планирование». Пользователь может применять конфигурации комплексной поставки как по отдельности (связывая их через механизмы обмена данными), либо совместно. Однако можно приобретать конфигурации и по отдельности – например, только 1С 7.7 «Бухгалтерский учет» или 1С 7.7 «Торговля и склад». Отметим, что наиболее мощным прикладным решением, созданным на базе технологической платформы 1С 7.7, является конфигурация «Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры».
Однако в настоящее время все больше и больше пользователей системы 1С останавливают свой выбор на продуктах, реализованных на базе технологической платформы 1С 8. Разработчики предлагают широкий ассортимент типовых решений: «1С: Бухгалтерия 8», «1С: Управление торговлей 8», «1С: Зарплата и управление персоналом 8», «1С: Комплексная автоматизация 8», «1С: Платежные документы 8», и т.д.
Более подробно с типовыми решениями фирмы «1С» вы можете ознакомиться на ее сайтах по адресу www.1c.ru и www.v8.1c.ru. А в этой книге мы будем рассматривать одно из наиболее популярных типовых решений – конфигурацию «1С: Бухгалтерия предприятия 8» (редакция 1.6), работающую на технологической платформе 1С 8.2.
Описание основных режимов работы
В программе «1С: Бухгалтерия 8» для каждого режима работы предусмотрен свой пользовательский интерфейс. Это обычная практика – такой подход используется в большинстве Windows-приложений. Например, для ввода данных предусмотрены одни интерфейсы, для выбора объектов – другие, для просмотра списка объектов – третьи, и т.д. Здесь мы рассмотрим основные интерфейсы программы, с которыми приходится сталкиваться любому пользователю.
После запуска программы на экране отображается ее главное окно, которое показано на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Главное окно программы
Именно здесь пользователь определяет свои дальнейшие действия, выбирая соответствующий режим работы. Это можно делать с помощью главного меню, инструментальной панели либо панели функций, расположенной в центральной части интерфейса.
Выбор объектов для дальнейшей работы осуществляется в интерфейсах выбора или списка. Например, для перехода в режим работы с каким-либо справочником необходимо выбрать его в окне выбора (рис. 1.2), которое вызывается на экран с помощью команды главного меню Операции > Справочники .
Рис. 1.2. Окно выбора справочника
В данном окне нужно выбрать требуемый объект щелчком мыши и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter .
Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.
Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.
Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.
Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.
Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.
В обязательном порядке первичный документ должен содержать:
Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.
Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.
Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.
А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.
Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.
К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.
Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.
Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:
— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;
— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;
— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;
— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.
— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).
Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.
Здесь применяют следующие формы:
Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:
Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:
Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.
Основные кассовые первичные документы это:
Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.
В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:
Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.
Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.
Ниже приведем примеры самых популярных документов
Среди всего многообразия программных продуктов экономического и бухгалтерского назначения, представленных сегодня на отечественном рынке, программа 1С занимает одну из лидирующих позиций. Благодаря таким качествам, как адаптированность к требованиям отечественного законодательства, простота в использовании, возможность настройки системы с учетом особенностей конкретного предприятия программа 1С завоевывает все больше и больше пользователей. Не секрет, что на рынке труда среди экономистов, работников финансовых служб, бухгалтеров и менеджеров наиболее востребованными являются специалисты, свободно владеющие навыками работы с данной системой, поэтому знакомство с ней является одним из важных условий успешной профессиональной деятельности.
Книга, которую вы держите в руках, открывает серию тематических учебных пособий, адресованных пользователям программы «1С 8.2». В них предполагается подробное рассмотрение следующих направлений: ведение первичной документации, складской учет, зарплата, управление персоналом, кадровый и персонифицированный учет, бухгалтерский учет, управление торговым предприятием, и др.
Настоящее руководство рассчитано на обучение широкого круга пользователей работе с первичными учетными документами в программе «1С Бухгалтерия предприятия 8.2» (редакция 1.6).
В процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности любому субъекту хозяйствования приходится иметь дело с великим множеством самых разнообразных документов – договоры, товарно-сопроводительные и денежно-сопроводительные документы, доверенности, сметы, калькуляции, всевозможные акты/протоколы/соглашения и т.д. Ряд из них носят необязательный характер (например, протоколы о намерениях), при оформлении других может допускаться некоторая условность. Однако есть категория документов, работа с которыми требует особой ответственности, поскольку допущенные ошибки и неточности могут обернуться крупными неприятностями как для предприятия в целом, так и для отдельных должностных лиц. Такие документы принято называть первичными учетными документами. Что же объединяет эти документы, и какое им можно дать определение?
Первичный учетный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания.
Исходя из этой формулировки, можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер либо акт выполненных работ (услуг) являются первичными документами, а договор либо протокол согласования цен – нет.
В программе 1С 8.2 реализованы широкие функциональные возможности для работы с первичной документацией. В этой книге мы рассмотрим порядок работы с товарно-сопроводительными и денежно-сопроводительными документами, с первичными складскими документами, с документами розничной торговли, а также рассмотрим некоторые документы, по сути не являющимися первичными, но стоящие рядом с ними – в частности, к ним относятся доверенности и счета-фактуры.
Фирма «1С» давно и прочно занимает лидирующие позиции на рынке программного обеспечения экономико-финансового и бухгалтерского назначения. В настоящее время компания предлагает широкий ассортимент программных средств, предназначенных для решения самых разных учетно-управленческих задач.
По своей сути любой программный продукт 1С представляет собой комплексное использование технологической платформы и одной либо нескольких конфигураций. Технологическая платформа – это база, на которой основано использование программы, а конфигурация конкретизирует направление этого использования. Другими словами, технологическая платформа 1С представляет собой своеобразный «каркас», на который «нанизывается» одна или несколько конфигураций.
Сегодня фирма «1С» предлагает продукты на базе двух технологических платформ – версий 1С 7.7 и 1С 8. «Семерка» известна, в общем-то, довольно давно, и является, наверное, самым распространенным продуктом в своем рыночном сегменте. Что касается «восьмерки», то ее активное продвижение началось несколько лет назад, и в настоящее время она также относится к числу наиболее популярных программных средств.
Возможности программ семейства 1С 7.7 предусматривают постановку, организацию и автоматизацию бухгалтерского, кадрового, оперативного торгового, складского и производственного учета, а также осуществление расчета заработной платы. Комплексная поставка включает в себя набор основных компонентов системы «1С: Предприятие», которыми являются «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет», а также основные конфигурации: «Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры», «Бухгалтерский учет», «Торговля+Склад», «Зарплата+Кадры», «Производство+Услуги+Бухгалтерия», «Финансовое планирование». Пользователь может применять конфигурации комплексной поставки как по отдельности (связывая их через механизмы обмена данными), либо совместно. Однако можно приобретать конфигурации и по отдельности – например, только 1С 7.7 «Бухгалтерский учет» или 1С 7.7 «Торговля и склад». Отметим, что наиболее мощным прикладным решением, созданным на базе технологической платформы 1С 7.7, является конфигурация «Бухгалтерия+Торговля+Склад+Зарплата+Кадры».
Однако в настоящее время все больше и больше пользователей системы 1С останавливают свой выбор на продуктах, реализованных на базе технологической платформы 1С 8. Разработчики предлагают широкий ассортимент типовых решений: «1С: Бухгалтерия 8», «1С: Управление торговлей 8», «1С: Зарплата и управление персоналом 8», «1С: Комплексная автоматизация 8», «1С: Платежные документы 8», и т.д.
Более подробно с типовыми решениями фирмы «1С» вы можете ознакомиться на ее сайтах по адресу www.1c.ru и www.v8.1c.ru. А в этой книге мы будем рассматривать одно из наиболее популярных типовых решений – конфигурацию «1С: Бухгалтерия предприятия 8» (редакция 1.6), работающую на технологической платформе 1С 8.2.
В программе «1С: Бухгалтерия 8» для каждого режима работы предусмотрен свой пользовательский интерфейс. Это обычная практика – такой подход используется в большинстве Windows-приложений. Например, для ввода данных предусмотрены одни интерфейсы, для выбора объектов – другие, для просмотра списка объектов – третьи, и т.д. Здесь мы рассмотрим основные интерфейсы программы, с которыми приходится сталкиваться любому пользователю.
После запуска программы на экране отображается ее главное окно, которое показано на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Главное окно программы
Именно здесь пользователь определяет свои дальнейшие действия, выбирая соответствующий режим работы. Это можно делать с помощью главного меню, инструментальной панели либо панели функций, расположенной в центральной части интерфейса.
Выбор объектов для дальнейшей работы осуществляется в интерфейсах выбора или списка. Например, для перехода в режим работы с каким-либо справочником необходимо выбрать его в окне выбора (рис. 1.2), которое вызывается на экран с помощью команды главного меню Операции > Справочники .
Рис. 1.2. Окно выбора справочника
В данном окне нужно выбрать требуемый объект щелчком мыши и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter .
Также выбор объектов для просмотра либо редактирования может осуществляться в интерфейсах списка. Характерный пример – работа с документами: при активизации соответствующей команды на экране открывается окно списка (рис. 1.3), в котором осуществляется выбор документа для дальнейшей работы.
ПРИМЕЧАНИЕ
В начале эксплуатации программы с вновь созданной пустой информационной базой все интерфейсы списка будут пустыми, т.е. в них не будет ни одной позиции. Для знакомства с программой рекомендуется использовать демонстрационную базу данных, которая обычно входит в комплект поставки.
Рис. 1.3. Типичный интерфейс списка (приходные кассовые ордера)
Окно списка содержит перечень соответствующих позиций (документов, организаций, контрагентов, и др.). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках показывается общая информация: дата и номер документа, контрагент по документу, сумма, вид операции, и др. (это определяется конкретным режимом работы).
Стоит отметить, что порядок работы в разных интерфейсах списка во многом аналогичен. Иначе говоря, и в окне списка кассовых ордеров, и в окне списка банковских документов, и в окне списка документов на приход товаров, и во многих других аналогичных режимах работы существует ряд однотипных, стандартных действий, предназначенных для выполнения определенных операций. Доступ к этим действиям осуществляется с помощью соответствующих команд меню Действия , открываемого нажатием кнопки в левом верхнем углу окна списка. Рассмотрим подробнее эти команды, поскольку при эксплуатации программы большинством из них приходится постоянно пользоваться. Попутно мы познакомимся еще с несколькими типичными интерфейсами программы (настройки фильтра, отображения данных и др.).
Добавить – с помощью данной команды осуществляется переход в режим формирования новой позиции. При ее выполнении на экране открывается окно ввода и редактирования. Команду Добавить можно также активизировать нажатием клавиши Insert .
Скопировать – команда предназначена для создания новой позиции на основании уже имеющейся (а именно – на основании той, на которой в списке установлен курсор). Данную команду удобно использовать при создании нескольких однотипных позиций, в которых большинство реквизитов совпадает. Команда Скопировать вызывается также нажатием клавиши F9 .
Изменить – данная команда вызывается также нажатием клавиши F2 и предназначена для перехода в режим редактирования текущей позиции. Необходимые действия выполняются в окне редактирования, которое открывается на экране при активизации данной команды.
Удалить непосредственно – с помощью этой команды осуществляется быстрое и окончательное удаление текущего элемента списка. При ее выполнении программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления. Активизировать команду Удалить можно также нажатием комбинации клавиш Shift+Delete .
Установить пометку удаления – данная команда (она вызывается также нажатием клавиши Delete ) предназначена для пометки на удаление текущей позиции списка. После ее выполнения в крайней слева колонке появится соответствующий символ. В дальнейшем помеченные на удаление объекты можно удалить с помощью команды главного меню программы Операции – Удаление помеченных объектов . Вы можете в любой момент снять пометку на удаление – для этого нужно повторно выполнить данную команду либо нажать клавишу Delete .
Установить интервал дат – с помощью данной команды осуществляется установка фильтра на отображаемые в списке документы в зависимости от даты их создания. Настройка параметров фильтра выполняется в окне Настройка периода (рис. 1.4), которое открывается на экране при активизации данной команды.
Рис. 1.4. Настройка интервала дат
На рисунке видно, что данное окно состоит из двух вкладок: Интервал и Период . На вкладке Интервал указывается начало и конец интервала времени (иначе говоря – тип периода времени), а на вкладке Период – конкретные временные рамки. Например, если на вкладке Интервал установлены значения Начало года и Конец года , то по умолчанию в качестве условия фильтра будет приниматься текущий год; однако на вкладке Период можно выбрать не текущий, а, например, прошлый либо позапрошлый год. Аналогичным образом устанавливается фильтр по какому-либо кварталу, месяцу, неделе либо дню. Также реализована возможность ввода произвольного периода. Если установлен флажок Использовать эту настройку периода при открытии , то установленный фильтр на отображаемые данные будет автоматически применен при каждом последующем открытии окна списка.
Поиск по номеру – эту команду рекомендуется использовать при работе с большим количеством документов. Она предназначена для быстрого поиска требуемого документа по его номеру в заданном интервале времени (отметим, что интервал времени можно и не задавать – в этом случае поиск будет вестись только по номеру документа). При выполнении данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 1.5.
Рис. 1.5. Поиск документа по его номеру
В данном окне в поле Номер документа с клавиатуры либо из раскрывающегося списка вводится номер документа, который требуется найти. Интервал времени для поиска задается в полях В диапазоне дат с по ; требуемые значения можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью кнопки выбора, которая расположена в конце каждого поля. При нажатии на эту кнопку на экран выводится окно календаря, в котором выбирается требуемая дата. В поле Виды документов должен быть установлен флажок напротив позиции, соответствующей виду документа (на рис. 1.5 эта позиция называется Приходный кассовый ордер ). Процесс поиска в соответствии с заданными параметрами инициируется нажатием кнопки Найти ; результаты поиска выводятся в нижней части окна в поле Найдено . Для быстрого перехода к требуемой позиции следует установить на нее курсор и нажать кнопку Выбрать – в результате окно Поиск по номеру документа автоматически закроется, а в окне списка курсор будет установлен на выбранный документ.
Провести – эта команда предназначена для проведения документа, на котором установлен курсор. Если дата документа меньше текущей даты, то при активизации данной команды на экране отобразится соответствующее предупреждение с предложением провести документ неоперативно. Документ будет проведен после положительного ответа на данный запрос. Сразу после проведения документа в крайней слева колонке напротив него отобразится соответствующий признак.
Отмена проведения – данная команда доступна только в том случае, когда курсор установлен на проведенном документе, и предназначена для отмены проведения документа. После выполнения данной операции в крайней слева колонке исчезнет признак проведенного документа.
Установить отбор и сортировку списка – с помощью данной команды осуществляется настройка фильтра на отображаемые в окне списка позиции. При выполнении команды на экране открывается окно, приведенное на рис. 1.6.
Рис. 1.6. Настройка параметров отбора
Отметим, что содержимое окна настройки параметров фильтра может отличаться в зависимости от текущего режима работы. На рис. 1.6 оно показано в режиме работы с приходными кассовыми ордерами, а, например, при работе с документами на приход товарно-материальных ценностей либо с доверенностями его некоторые параметры будут иными. Но в любом случае принцип работы в данном окне является единым.
Окно настройки параметров отбора состоит из двух вкладок: Отбор (эта вкладка открыта на рис. 1.6) и Сортировка . Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке Отбор осуществляется настройка параметров фильтра. В левой части вкладки содержится перечень условий фильтра (Номер , Организация , Вид операции и др.). Для выбора требуемого условия необходимо установить соответствующий флажок. Справа с клавиатуры либо помощью кнопки выбора указывается конкретное значение выбранного фильтра: например, на рис. 1.6 выбран фильтр Контрагент, подотчетник , а значение фильтра – Торговый мир . Между условием фильтра и его значением из раскрывающегося списка следует выбрать вариант применения фильтра (Равно , Не равно , В списке , Не в списке и др. – у разных условий фильтра разные варианты применения). Например, на рис. 1.6 для фильтра Контрагент, подотчетник выбран вариант Равно . Это означает, что после применения фильтра в списке останутся только документы, которые оформлены от имени контрагента Торговый мир . Если же установить вариант Не равно , то из списка будут исключены все документы, оформленные от имени контрагента Торговый мир (попросту говоря, с помощью варианта Не равно включается обратный фильтр).
ПРИМЕЧАНИЕ
Некоторые пользователи путают параметры Организация и Контрагент, подотчетник. Следует учитывать, что параметр Организация подразумевает название организации, от имени которой оформляется документ, а параметр Контрагент, подотчетник – название контрагента по документу.
Для выбора множественного значения фильтра (например, чтобы указать несколько организаций) следует выбрать вариант В списке либо Не в списке . В первом случае будут показаны документы, соответствующие заданным параметрам, во втором – такие документы будут из списка исключены (здесь прослеживается аналогия с вариантами Равно и Не равно ).
Рис. 1.7. Список настроек фильтра
В данном окне следует с клавиатуры ввести произвольное имя сохраняемого фильтра и нажать кнопку Сохранить .
ВНИМАНИЕ
Сохранение фильтра возможно только в том случае, когда в нем выбрано хотя бы одно условие. В противном случае кнопка Сохранить в окне Список отборов будет недоступна.
В дальнейшем для применения сохраненного фильтра следует открыть окно Список отборов , установить курсор в соответствующую позицию и нажать кнопку Восстановить – в результате в окне Отбор и сортировка на вкладке Отбор будут восстановлены все параметры выбранного фильтра. Для удаления фильтра из окна Список отборов нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить . Кнопка Закрыть предназначена для закрытия окна Список отборов без выбора фильтра, а с помощью кнопки Справка осуществляется вызов справочной информации.
На вкладке Сортировка выполняется настройка сортировки документов, содержащихся в окне списка. Содержимое вкладки показано на рис. 1.8.
Рис. 1.8. Настройка сортировки
В правой части вкладки содержится перечень возможных признаков сортировки, в левой – те из них, которые необходимо применить. Перемещение признаков слева направо и наоборот осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в центральной части вкладки. Порядок использования элементов сортировки и переключение направления сортировки осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. Если установить флажок Использовать эту настройку сортировки при открытии , то при последующих открытиях окна списка все позиции в нем будут по умолчанию отсортированы в соответствии с текущими настройками сортировки.
Для применения настроек фильтра и сортировки, выполненных в окне Отбор и сортировка , следует нажать кнопку ОК ; с помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Кнопка Справка предназначена для вызова справочной информации.
Отбор по текущему значению – данная команда меню Действия также предназначена для включения фильтра на отображаемые данные, причем в качестве условия фильтра принимается текущее значение. Под текущим значением подразумевается значение ячейки окна списка, в которой установлен курсор.
История отборов – данное подменю доступно только после того, как хотя бы один раз в текущем сеансе работы был применен фильтр. С его помощью можно быстро выбрать какой-нибудь из примененных ранее фильтров.
Отключить отбор – эта команда доступна только после применения фильтра и предназначена для его отключения.
Сортировка – с помощью команд данного подменю включается требуемый режим сортировки данных в списке. Наиболее популярные варианты – по номеру либо по дате документа.
С помощью команд, находящихся в подменю Действия > На основании , можно быстро перейти в режим формирования нового документа на основании текущего документа, при этом новый документ будет другого типа. Например, на основании приходного кассового ордера можно с помощью соответствующей команды данного подменю быстро сформировать расходный кассовый ордер, либо выданную счет-фактуру, и т.д.
Настройка списка – с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки представления содержащейся в окне информации. При выполнении команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Настройка списка
Отметим, что содержимое данного окна может зависеть от текущего режима работы. Например, при работе с кассовыми ордерами набор параметров в нем будет несколько отличаться от такого же окна в режиме работы с доверенностями или документами на приход товарно-материальных ценностей. Однако принцип работы от этого не меняется.
Данное окно состоит из двух вкладок: Колонки и Прочие . На вкладке Колонки путем установки соответствующих флажков следует указать колонки, которые будут отображаться в окне списка. По умолчанию установлены все флажки. Изменение порядка следования колонок в списке осуществляется с помощью кнопок со стрелками, которые находятся слева вверху вкладки. При необходимости можно быстро вернуться к настройке, используемой по умолчанию – для этого следует воспользоваться кнопкой Стандартная настройка.
Вкладка Прочие включает в себя следующие параметры:
При открытии восстанавливать позицию – если установлен данный флажок, то при открытии окна списка приходных кассовых ордеров курсор будет установлен в ту же позицию, где он находился при последнем закрытии окна.
При открытии переходить – значение данного поля выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты – В начало списка (в данном случае курсор при открытии окна будет расположен на первой позиции списка), В конец списка (курсор будет помещен в конец списка) или Автоматически .
Обновлять автоматически каждые... секунд – использование данного параметра целесообразно в случаях, когда в течение одного сеанса работы со списком в нем могут произойти изменения, выполненные другими пользователями (например, были добавлены либо удалены какие-либо документы). При установленном флажке следует указать интервал времени в секундах, через который должно выполняться автоматическое обновление списка.
Таковы основные действия, которые пользователь может выполнять при работе в окне списка.
Отметим, что интерфейсы списка могут иметь разные представления. На рис. 1.10 показано двухпанельное окно списка.
Рис. 1.10. Двухпанельное окно списка
Это окно справочника контрагентов, которое по сути является интерфейсом списка. Как видно на рисунке, оно состоит из двух панелей: слева формируется перечень групп контрагентов (Покупатели , Поставщики , Заказчики , и т.д.), а справа отображается содержимое текущей группы.
Чтобы из любого окна списка перейти в режим просмотра и редактирования позиции, нужно выделить ее щелчком мыши и нажать клавишу F2 либо Enter , или воспользоваться командой Действия > Изменить .
Для ввода и изменения данных в программе предусмотрены интерфейсы редактирования. Пример такого интерфейса (в данном случае показано окно редактирования приходного кассового ордера) показан на рис. 1.11.
Рис. 1.11. Окно редактирования приходного кассового ордера
В данном режиме осуществляется ввод и редактирование данных, после чего для их сохранения нужно нажать кнопку ОК или Записать . В первом случае введенные данные будут не только сохранены, но и проведены по учету, а во втором случае – только сохранены, без проведения документа.
Вся первичная документация является подтверждением финансовой деятельности компании. Эти документы бухгалтерии в первую очередь потребуют при проверке контролирующие органы. Поэтому к ведению и хранению таких бумаг предъявляются повышенные требования.
Первичная документация, или как её называют бухгалтера-виртуозы, первичка, является доказательством денежных дел компании. Более того, обладая юридической силой, эти бумаги способны либо помочь компании в спорных вопросах, либо подставить ей подножку. Вот эти документы: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная, счёт-фактура, товарный чек и другие.
Формы первичных документов унифицированы. При необходимости в форму вносят дополнительные строки, но при этом сохраняя основные. Это указывается в Положении по ведению бухучёта и бухотчётности в РФ (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н). Исключение составляют бланки по ведению кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).
Все изменения и дополнения, которые вносятся в типовой бланк, утверждаются приказом руководителя компании.
Организация самостоятельно разрабатывает формы первичных документов, если в каталоге унифицированных форм отсутствует необходимый бланк. Обязательное условие: такие формы обязаны содержать необходимые реквизиты.
Вышеперечисленные реквизиты упоминаются в ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Все первичные документы должны своевременно передаваться в бухгалтерию. Соблюдение хронологии внесения сведений - это одно из основных условий грамотного учёта.
Для удобного ведения учёта вся первичка классифицируется на группы - таблица:
| Наименование группы | Что входит |
| Организационно-распорядительные документы | К ним относятся приказы, доверенности, распоряжения. То есть это бумаги, которые дают «зелёный свет» на проведение хозяйственных операций. |
| Оправдательные документы | Накладные листы, акты приёмки-сдачи, приходные кассовые ордера - именно они подтверждают факт проведения хозяйственной операции. Данные, вписанные в эти документы, подлежат обязательному внесению в бухгалтерские реестры. |
| Документы бухгалтерского оформления | Применяются при отсутствии типовых унифицированных форм, при совокупной обработке оправдательных и распорядительных документов. Например, расходный ордер считается и распорядительным, и оправдательным документом. Платёжная ведомость одновременно указывает и на необходимость выплаты согласно списку, и на подтверждение проведения выплаты. |
И ещё одно удачное изобретение бухгалтерской службы - график документооборота. Обратите внимание: форма графика должна быть отражена в учётной политике организации.
График документооборота
В соответствующих строках и столбцах отражаются данные перемещениях отчётных документов. Огромный плюс этого графика - все выданные документы находятся под контролем. Главное, не забывать вносить соответствующие записи.
Начнём с того, что первичка, сдаваемая в бухгалтерию, обязательно должна быть проверена. Что проверять:
Проверенный документ подлежит внесению в реестры бухучёта.
Совет: для избежания ошибки повторного отражения документа в бухучёте стоит сделать следующее. На оборотной стороне бланка указывается дата и регистрационный номер в реестре.
С 07.04.2015 право работать без круглой печати получили акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью (Федеральный закон 82-ФЗ от 06.04.2015). Проверяйте, что написано в Уставе по поводу использования печати. Если компания продолжит использовать печать, то вносить изменения в Устав не требуется. Срок внесения таких изменений в Устав компании не оговорён законом. Но затягивать с изменениями не стоит, чтобы не внести массу противоречий в финансовые документы.
Понятие «договор» регулируется ст. 420 ГК РФ. Договор представляет собой соглашение о возникновении (изменении) или прекращении прав и обязанностей между сторонами. Каждая из сторон обязана внимательно ознакомиться с условиями договора. При согласии ставится подпись и печать каждой из сторон. Договор как первичный документ имеет полноценную юридическую силу, у каждой из сторон должен быть один подписанный экземпляр. Все моменты, предусмотренные содержанием, должны исполняться участниками договора в соответствии со взятыми обязательствами. Спорные ситуации решаются либо мирным путём, либо с помощью судебного разбирательства.
И ещё один момент. Не для всех ситуаций заключение договора - это признание взаимных прав и обязанностей. Полученный при покупке товара или услуги чек признаётся тем же самым договором.
Полученный от продавца товара или услуги счёт на оплату относится к первичным бухгалтерским документам. На основании суммы, указанной в счёте, покупатель производит оплату. В платёжных документах желательная ссылка на этот документ (например, в платёжке присутствует фраза «оплата по счёту №35/7 от 31 января 2017 года»). Не исключены ситуации, когда доказать, что оплата производилась именно по конкретному счёту, будет сложно.
Для покупателя товара (услуги) представленный счёт является своеобразным гарантом, что продавец в течение обусловленного срока (1–5 дней) не изменит фиксированную цену. Срок действия счёта на оплату прописывается продавцом. В течение установленного срока покупатель производит оплату.
Счёт на оплату
Если оплата по ряду причин не представляется возможной (например, неполадки с компьютерной сетью бухгалтерии, финансовые накладки), то целесообразно оповестить продавца о сложившейся ситуации, желательно заранее. Возможно, что дату счёта изменят, а условия покупки останутся прежними.
Этот вид бухгалтерских документов включает в себя: чеки на оплату (товарные, кассовые), платёжные поручения, платёжные требования.
При покупке товара (услуг) за наличные из кассы организации обязательно стоит сохранить кассовый чек и передать в бухгалтерию.
Кассовый чек
Если в чеке не указано, за что производится оплата наличными, то в обязательном порядке к кассовому чеку прикладывается товарный чек. В нём производится опись приобретённого товара (услуг), указывается в каком количестве и за какую цену произведена оплата. На товарном чеке ставится печать продавца, подпись ответственного за реализацию товаров (услуг) лица.
Товарный чек без кассового чека признаётся первичным документом, так как ИП вправе работать без ККТ (с обязательным условием выдачи товарного чека).
Товарный чек, выданный ИП без применения ККТ
Это указано в законе РФ 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и расчётов с использованием платёжных карт» (актуально в 2017 году).
При расчёте за товар (услугу) между юридическими лицами через расчётный счёт оформляется товарная накладная.
Товарная накладная
Каждой из сторон оформляется по образцу (обязательно наличие подписи ответственных лиц и печати). Денежные суммы, указанные в товарной накладной и в счёт-фактуре, должны совпадать. В отдельных случаях удобно использовать факсимильную подпись, этот факт обязательно стоит прописать в договоре на поставку товара (услуг).
При оплате по выставленному счёту за товар (услугу) через расчётный счёт оформляется платёжное поручение.
Платёжное поручение
Это унифицированная форма документа, заполняется чаще всего на компьютерной технике. Подготовленную к оплате платёжку можно передать в банк на бумажном носителе, или с помощью специальной банковской программы «Клинт-Банк» (что гораздо быстрее). Перед отправкой необходимо проверить все реквизиты получателя платежа, чтобы избежать недоразумений, особенно если с контрагентом работаете впервые. Внимательно заполняйте сведения о том, за что платите. Нелишним будет подробное описание, с обязательным указанием реквизитов счёта (дата, номер).
Платёжное требование - это первичный документ, в котором кредитор требует от должника вернуть долг через банк.
Платёжное требование
Есть требование безакцептное: в этом случае деньги списываются со счёта должника автоматически. Акцептное требование подразумевает наличие акцепта должника. Однако, в договоре могут быть прописаны условия возврата образовавшегося долга, в этом случае возврат долга через банк осуществляется без акцепта.
Бланк счёт-фактуры применяется в случаях, когда ведётся учёт НДС.
Счёт-фактура
Оформляют их к товарным накладным, актам. Выплата аванса по договору - также повод для оформления счёт-фактуры. Вычет НДС производится по прилагаемым к накладным и счёт-фактурам. Нелишним будет упомянуть, что все плательщики НДС обязаны выписывать счёт-фактуры. Заполнять бланки гораздо удобнее с помощью автоматизированных программ.
В кассовые и банковские документы вносить изменения строго запрещено (ст.9 ФЗ РФ «О бухучёте»).
В остальные первичные документы внесение изменений допустимо, но при условии, что все участники хозяйственной операции в курсе вносимых поправок. Осведомлённость о поправках среди участников подтверждается их подписями с указанием даты внесения изменений.
Исправление вносится так: аккуратно тонкой чертой зачёркивается неверная запись в документе. При этом зачёркнутое чётко читается. Сверху над исправлением или рядом вносится правильный вариант записи. Рядом с зачёркнутым, или там, где есть достаточно свободного места, делается надпись «Исправленному верить». Указывается Ф.И.О. лица, внёсшего изменения, дата и подпись.
Оптимальное место для хранения первички - архив. Важно правильно подготовить документы для сдачи в архив:
Важно обеспечить сохранность бухгалтерских регистров от самовольных исправлений. Исправление ошибок позволено вносить только официальным путём, с подписью лица, внёсшего поправку. К сведению, именно в регистрах накапливаются сведения о принятых к бухучёту первичных документах.
Не обошлось тут и без коммерческой тайны: содержимое регистров ей и является. Разглашение сведений о содержимом преследуется законом РФ.
Федеральным законом РФ «О бухучёте» (ст. 17), а также архивным законодательством (приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) предусмотрен срок хранения документов компании. Для первичных учётных документов этот срок - не менее 5 лет.
Срок хранения начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом помещения документа в архив.
Если организацией нарушены сроки хранения первички, то проверяющие органы вправе наложить штрафные санкции (статья 120 НК РФ). Размер штрафа от 10 тыс. до 40 тыс. рублей, в зависимости от степени нарушения.
Кстати, актуальными для проверки налоговыми органами будут документы только трёхгодичной давности. За отсутствие первички более старшего периода оштрафовать по статье 120 НК РФ проверяющие не вправе.
Бухгалтерская служба компании обязана не только вести грамотный учёт первичных документов, но и обеспечить их сохранность. Только в таком случае претензии налоговых служб окажутся необоснованными.
